コミュニケーションの円滑化で輸出業務工数6割削減！

ー阿部様が担当されている業務について教えて下さい。

株式会社ユーグレナ　バイオ燃料事業部　阿部 綾 様

バイオ燃料事業部に所属し、2名体制で原料となる廃食油を海外の製造事業者へ販売するオペレーション業務を担当しています。バイオ燃料は地球温暖化を防ぐ有効手段であるため、原料調達は世界各地で熾烈な争いが繰り広げられています。そのため、仕入先様と日々交渉を重ねながら出荷の段取りをつける必要があり、結果として作業日や船積み予定の変更といった調整業務が多発しています。

ー輸出入業務に携わられたのは初めてのご経験でしょうか？

株式会社日新　DX推進部　中川

いえ、個人的に機械関係の輸出業務経験があります。ただ、その時は自社工場で生産から梱包、輸出手続きまで一貫して管理していました。一方、現在は仕入先様から原料を調達し、海外へ販売する業務のため、自社でコントロールできない範囲や多くの社外関係者が存在する点が異なります。結果、ISOコンテナの充填作業やBooking手配の変更といった、調整業務に伴うコミュニケーションが非常に多くなります。

ーそうすると、「関係者とのコミュニケーション」が一つの課題だったのでしょうか？

はい、社外関係者との調整が非常に多くなり、メールや電話での個別のコミュニケーションも負担になっていました。輸出手配を管理するシステムなどは利用していなかったため、コンテナ明細、INVOICE・Packing Listや検査書、バンニングレポート、WAYBILL、許可書などの各書類の授受は都度メールで行っており、受信メールBOXから必要な情報を検索するのに非常に時間がかかっていました。加えて、複数案件が同時進行する中で、各案件の充填日や作業進捗がそれぞれ異なり、全体の進捗を俯瞰的に把握しにくい状態にも課題を感じていました。

ー少人数で非常に煩雑な対応を行われていらっしゃるのですね。そんな中、当社営業担当だった聲元からForward ONEをご紹介させていただいた。

課題に思っていることを解消できるかもしれないとの期待感から「これはできますか？こっちはどうでしょうか？」と沢山質問しました(笑)。

ー聲元と共にForward ONEを阿部様にご紹介させていただいたのですが、熱心にご質問いただき、とても印象に残っています(笑)。 Forward ONEの印象はいかがでしたか？

まず、システム画面が非常に分かりやすいと感じました。同時期に他社様のシステム提案も受けていましたが、Forward ONEはユーザー目線に立たれたシステムだと感じました。（ある意味日本的な）きめ細やかさや配慮が直感的に感じられ、画面を見るだけで、「書類はここにアップすればいいのか」など作業性をすぐにイメージすることができました。
また、本船動静の更新履歴が残るなど、気遣いを持って欲しい点が画面上にきちんと表現されていて、フォワーダーとして実務に精通された方々が、輸出入者の課題をよく理解した上で開発している安心感がありました。システム開発の目線を重視されると、どうしても実務面で少し違和感が残ることもありますが、Forward ONEではそういった感覚はなく、スムーズに導入することができました。

ー我々が重視した理念や画面をご評価頂き、開発者冥利に尽きます。2025年2月からご利用いただいて約半年経ちますが、どのようにご利用いただいていますか？

実務担当の山本さんとのコミュニケーションおよび関係書類の授受を全てForward ONE上で行っています。「案件管理番号」の欄に充填日や充填場所をメモすることができ、各案件の一元管理や整理の観点で役に立っています。特に、膨大なメールの削減に一番効果を感じています。Forward ONEでは案件ごとに整理されているので、各案件・各作業に関する調整のやり取りや書類のメールが埋もれて、その検索に時間がかかる…といった手間を大幅に削減することができました。

また、海外販売先に対して出荷案内を行っていますが、最新の本船動静をForward ONEで確認できて便利ですし、その情報を踏まえて、手仕舞いに必要な書類の返却日まで分かりやすく案内していただけるので非常に助かっています。

Forward ONEは単にシステム面が便利なだけでなく、実務担当の山本さんが我々の苦労や課題を理解し、それをしっかりサポートしてくれる実務面での配慮も感じます。

ー弊社山本の対応についてお褒めの言葉をいただきありがとうございます。Forward ONEでお勧めいただけることがあればお願いします。

Forward ONEを使うことで、これまで輸出業務にかかっていた時間の約6割を削減することできました。メール検索の手間が減ったのはもちろん、メッセージに記載されているURLをクリックするとすぐに案件管理画面に遷移できるのも便利です。チャット機能でやり取りした履歴も一覧確認できるので、やり取りを振り返る時短にも繋がっています。

それから、機能アップデートの早さにも驚きました。以前のチャット機能では、通知メール内に「新規メッセージを受信しました」という案内文だけで、具体的な内容はシステムにログインしないと分からなかったんです。メール本文に具体的な内容が表示されていれば便利なのに…と思っていました。でも、それから２カ月くらい経った頃にメール本文にメッセージの内容も全て表示されるようになっていて、外出先でもメッセージ内容をパッと確認できるようになり、ユーザー目線で改良されているのが嬉しいなと思いました。

ーForward ONEは追加開発を継続していますが、今後期待されることはありますか？

一連の手配全てをForward ONEで推進していきたいです。現在対応している範囲の前段のBookingのやり取り、あるいは請求書の管理までオンライン上で完結することができると、さらに効率化できそうです。メッセージへの「いいね」ボタンでの反応や、メッセージへの書類の添付と、その書類が自動でタブ内に格納される機能などもあると、より使い勝手が良くなるかもしれませんね。

ー最後に、こうしたツールの導入を検討されている方々や、輸出入業務に課題感をお持ちの方々へメッセージを頂けますでしょうか？

　私共のような規模の企業ですと、事業拡大に伴う業務の属人化に悩むことが必ずあると思います。この人にしか分からない、この人しか知らないといったコミュニケーションや情報が存在することで、業務効率を下げる要因になりがちです。Forward ONEのようなシステムを使うと、情報やコミュニケーションが蓄積されていくので、社内共有が簡単になり、属人化防止に繋がると思います。ある意味では、システムを利用していくことが業務マニュアルになるとも捉えることもできるのではないでしょうか。
 
例えば、輸出入業務を行っていると内部監査や税関による事後調査があるので、書類を探すのに手間取りますよね。Forward ONEを使っていれば船積書類一式は案件ごとに格納されているので、そういった場面でも安心です。
 
そして、コロナ以降は急病など何が起きても、取引先にご迷惑をおかけしない体制づくり、残された人たちが実務対応できるように備えておくことが必要と認識しています。
 
Forward ONEで誰が見ても分かる、チームで共有できる状態はガバナンス対策としても優れていますね。まずは使ってみたら良いと思います。無料ですし。 

ー最後まで宣伝いただき恐縮です。本日は非常に幅広い視点からお話をお聞かせいただきありがとうございました。　

Forward ONEの「トラッキング・案件管理機能」をフル活用頂き、煩雑な情報確認や調整業務を見事に効率化された事例として、その具体的な内容がリアルに伝わるものでした。
同時に、「デジタルフォワーディングサービスの利便性」は、「それを支える実務担当者のサポートがあってこそ最大限に活かされる」という、私たちのサービスの核心を再認識する貴重な機会となりました。今後もお客様の声に真摯に耳を傾け、皆様の輸出入業務を支えるパートナーとして、より一層のサービス向上に努めてまいります。

Forward ONEに関してご不明な点がございましたら、ぜひお気軽にお問い合わせ頂けますと幸いです。ご拝読ありがとうございました。